金幫琳
（北京大陸航星質量認證中心股份有限公司 北京100143）
GB/T 19001標準“4.1理解組織及其環(huán)境”等內容是新版標準的核心內容，是對質量管理體系總體策劃輸入的要求，也是識別組織內外部環(huán)境風險的重要來源。2016版GB/T 19001標準，無論是在結構上還是在內容上都發(fā)生了重大改進，如何正確理解和運用新版標準的相關要求，是各類認證組織面臨的一項新任務。本文結合水利工程建筑行業(yè)質量管理工作實踐，識別和研究GB/T19001-2016標準4.1條款中內外部環(huán)境風險評估中的問題及解決辦法，促進認證機構、審核人員對標準的理解，促進審核人員能力的整體提升，從而提高質量管理體系審核的有效性。
一、正確理解標準的要求
GB/T19001-2016標準4.1條款規(guī)定了組織應確定與其宗旨和戰(zhàn)略方向相關并影響其實現(xiàn)質量管理體系預期結果的能力的各種外部和內部因素。組織應對這些外部和內部因素的相關信息進行監(jiān)視和評審。面對新時代、新使命、新征程，組織所處的環(huán)境已經(jīng)呈現(xiàn)出與以往截然不同的特性：變化加快、市場全球化、知識成為主要資源等。為了適應變化的環(huán)境，組織需要具備應變的能力。GB/T19001-2016標準4.1條款的要求，意在為組織提供一種理解組織及其環(huán)境并證實其相關信息得到監(jiān)視和評審的方法。
GB/T 19001標準“4.1理解組織及其環(huán)境”等內容是新版標準的核心內容，貫穿于標準的相關過程?？扇绾螌嵤┦莻€難點，因為新版標準并未給出具體的監(jiān)視和評審方法。審核員實施組織環(huán)境審核時，如何充分理解標準的要求，準確判定組織環(huán)境的“風險和機遇”，合理進行內外部環(huán)境風險評估，有效制定控制措施，以確保審核的有效性，是目前質量管理體系審核中亟待解決的問題之一。在內外部環(huán)境風險評估實踐活動中，明確評估目的，準確把握評估原則及依據(jù)，提出評估思路，控制評估要點，并對組織內外部環(huán)境評審風險控制措施的充分性進行識別，這是確保組織質量管理體系有效運行的前提和基礎。
二、對4.1條款中內外部環(huán)境風險評估的實施
任何一個組織都無法避免與所處環(huán)境之間的相互作用。組織總是受著各種環(huán)境因素的影響和制約，并在這種制約中尋求生存和發(fā)展。組織應按照新標準4.1條款的要求，實施內外部環(huán)境風險評估。下面以山東省水利勘測設計院為例，分析對4.1條款中內外部環(huán)境風險評估的實現(xiàn)過程。
1、評估目的
建立組織內外部環(huán)境風險識別評估制度是為確保我院組織環(huán)境和風險得到有效控制，確保有利于實現(xiàn)預期結果的情況可能導致機遇的出現(xiàn)，時刻抓住我院生存與發(fā)展的機遇，以實現(xiàn)我院QES方針和QES目標指標，使全院生產、服務和活動過程符合質量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標準，符合相應法律法規(guī)及其他要求的規(guī)定，以消除或減少對組織環(huán)境的有害影響，有效控制生產經(jīng)營過程中的各種風險。
本次評估的目的是充分識別理解并考慮那些與我院的宗旨、戰(zhàn)略方向相關，并影響我院實現(xiàn)管理體系預期結果能力的內部和外部環(huán)境，確保內外部環(huán)境要素識別與評估。
2、評估原則
本次評估以國家現(xiàn)行有關法律、法規(guī)及技術標準為依據(jù)，按照本院SDSS－CX03－2017《組織環(huán)境與風險和機遇管理程序》，采用SWOT分析法，堅持政策性、科學性、公正性、針對性等原則，開展組織內外部環(huán)境風險識別評估工作。
3、評估內容
設計院組織環(huán)境與風險和機遇管理過程中所涉及的內外部環(huán)境要素。將院內外部環(huán)境作為評估對象，按照所確定的方法，將對組織內外部環(huán)境信息和條件進行綜合和概括，進而分析組織的優(yōu)勢、劣勢、面臨的機會和威脅，從而根據(jù)組織所處環(huán)境狀況采取相應的控制措施。
4、評估依據(jù)
（1）GB/T19001-2016、GB/T24001-2016、GB/T28001-2011、GB/T50430-2007標準；
（2）國家相關規(guī)范、標準；
（3）水利水電行業(yè)技術規(guī)范、標準；
（4）地方水利水電相關標準、要求；
（5）設計院現(xiàn)行QES管理體系文件（QES手冊、程序文件、作業(yè)文件）及控制措施和應急預案等；
（6）SDSS－CX03－2017《組織環(huán)境與風險和機遇管理程序》
5、組織涉及的主要內外部環(huán)境
在建立與持續(xù)改進我院QES管理體系時，應將充分識別理解并考慮那些與我院的宗旨、戰(zhàn)略方向相關，并影響我院實現(xiàn)QES管理體系預期結果能力的內部環(huán)境。
設計院涉及的組織內部環(huán)境主要包括：組織文化、價值觀、知識、績效、人員能力、財務因素、資源因素、經(jīng)營因素等。
設計院涉及的組織外部環(huán)境主要包括：政治環(huán)境、法律環(huán)境、經(jīng)濟環(huán)境、社會文化環(huán)境、技術環(huán)境、自然環(huán)境、競爭力等。
6、組織環(huán)境評估
（1）評估過程
根據(jù)相關法律法規(guī)及我院《組織環(huán)境與風險和機遇管理程序》中有關組織環(huán)境控制所作的明確規(guī)定，組織環(huán)境評估過程一般包括以下幾個步驟：
①準備階段
一是在建立與持續(xù)改進質量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系時，我院將充分識別理解并考慮那些與我院的宗旨、戰(zhàn)略方向相關，并影響我院實現(xiàn)管理體系預期結果能力的內部和外部環(huán)境。
二是內外部環(huán)境要素識別與評估：明確職責分工，了解環(huán)境情況，在每年的管理評審前，由相關部門負責人按照《內外部環(huán)境識別與控制清單》（SDSS －CX03－JL5－5－2017）進行識別并評估其適用性。
三是明確評估對象和范圍，收集國內外相關法律和標準。各部門將組織內外部環(huán)境要素識別結果登記《內外部環(huán)境識別與控制清單》（SDSS －CX03－JL5－5－2017），提交技質辦（信息中心）進行匯總整理。
四是內外部環(huán)境要素監(jiān)測與更新：各部門在獲得內外內外部環(huán)境要素信息變化時，應及時告知技質辦（信息中心），由管理者代表組織院內外部環(huán)境要素識別結果進行修訂。
②開展內外部環(huán)境風險評估
針對我院面臨的組織內外部環(huán)境，按照SWOT分析法，進行風險評估。
第一、按照所確定的方法，分解所涉及的環(huán)境類別，內外部環(huán)境項目；
第二、結合單位業(yè)務特點、環(huán)境條件等致險因子，分析辨識內外部環(huán)境所涉及的具體內容；
第三、對我院內外部環(huán)境現(xiàn)狀進行描述；
第四、制定我院內外部環(huán)境監(jiān)視方法；
第五、對我院內外部環(huán)境的符合性進行評審；
第六、編制我院內外部環(huán)境識別與控制評審結論清單；
第七、對我院內外部環(huán)境的不符合性制定整改措施，持續(xù)改進。
第八、因我院新版管理體系運行時間不到5個月，加之對標準的理解及實施還有待進一步深入。本次內外部環(huán)境識別僅僅針對主要要素。例如：外部環(huán)境主要針對政治環(huán)境、法律環(huán)境、經(jīng)濟環(huán)境、技術環(huán)境等要素識別與分析；內部環(huán)境主要針對組織文化、價值觀、績效、經(jīng)營因素等要素識別與分析。
（2）SWOT法評估分析
依據(jù)SDSS－CX03－2017《組織環(huán)境與風險和機遇管理程序》，對影響我院實現(xiàn)管理體系預期結果的能力的組織內外部環(huán)境信息和條件，采用SWOT法評估分析，詳見下表：
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內部優(yōu)勢 |
內部劣勢 |
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1)院職工隊伍穩(wěn)定； 2)質量部門能夠行使相應職權； 3)院領導重視質量管理，分管院長擔任管代； 4)質量體系職責明晰，組織機構健全完整； 5)擁有多個管理體系認證，質量、環(huán)境管理體系能夠有效運行； 6)已明確了院發(fā)展的戰(zhàn)略目標； 7)產品質量穩(wěn)定，在用戶中有較高的聲譽，在省內水利勘測設計行業(yè)位居前列。 |
1)院部分職工質量意識仍然薄弱；對新版標準的理解還有待進一步加強； 2)質量考核機制的落實不到位，有差距； 3)質量事先預防機制還需進一步完善； 4)質量管理和質量檢驗手段還較落后、效率低； 5)勘測設計成果校審亟待加強，部分成品質量還存在問題； 6)收集的質量信息不完整，統(tǒng)計技術的應用沒有有效開展； 7)成本核算還需進一步完善。 |
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外部機會 |
外部威脅 |
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1)國家政策重點扶持行業(yè)，特別是強調生態(tài)建設； 2)勘測設計產品受到用戶支持和理解； 3)已開展同行業(yè)質量部門間的溝通； 4)全社會關注質量、重視質量； 5)與認證中心保持良好的溝通 |
1)用戶對勘測設計質量要求的提高； 2)新技術、新設備、新工藝、新材料等對勘測設計產品質量要求越來越高； 3)國內外行業(yè)內部競爭，省外各部級、省級水利院，省內地市級水利院； 4)質量時代的到來對組織的要求 |
注：我院采用SWOT法對上述內容進行了評估分析，但每次不局限于此內容。
（3）組織環(huán)境評估
依據(jù)SDSS－CX03－2017《組織環(huán)境與風險和機遇管理程序》，對影響我院實現(xiàn)管理體系預期結果的能力的主要內部和外部因素，逐一分析，我院組織環(huán)境評估分析過程及評審結果見《院內外部環(huán)境識別與控制分析評審匯總表》。
基于文章字數(shù)的限制，僅以我院組織環(huán)境中的技術環(huán)境為例，探討組織內外部環(huán)境識別與控制分析的對策措施。
內外部環(huán)境識別與控制分析評審匯總表
SDSS –CX03-JL5-5-2017 編號：
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環(huán)境 |
項目 |
內 容 |
現(xiàn)狀描述 |
監(jiān)視（方法） |
評審（結論） |
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外 部 環(huán) 境 |
技術 環(huán)境 |
社會的科技進步會促進我院的經(jīng)濟活動中物質條件的改善和技術水平的提高，從而使我院通過利用這些物質條件取得更高的效率。技術的進步、產品的更新，都將對我院現(xiàn)有的生產設施、勘測設計手段及方法的更新帶來機遇，同時對勘測設計人員的技能和知識的提升帶來挑戰(zhàn)。 國家科技體制、科技政策、科技水平和科技發(fā)展趨勢對戰(zhàn)略的影響如下： a）技術進步使組織能對市場及客戶進行更有效的分析。 b）新技術的出現(xiàn)使社會和新興行業(yè)對產品和服務的需求增加，使組織擴大經(jīng)營范圍或開辟新市場。 c）技術進步可創(chuàng)造競爭優(yōu)勢。 d）技術進步可導致現(xiàn)有產品被淘汰，或縮短生命周期。 e）新技術的發(fā)展可使組織更多關注環(huán)境保護、社會責任、可持續(xù)增長等。 |
隨著經(jīng)濟社會和科技進步的快速發(fā)展，隨著新時代的到來，水利勘測設計手段及方法的更新帶來機遇，同時對勘測設計人員的技能和知識的提升帶來挑戰(zhàn)。目前，我院在水利勘測設計手段及方法與同級同行業(yè)相比，依然存在一定差距，亟待進一步加強。 |
通過技術交流，與政府、主管部門、客戶間的溝通，時刻關注科技創(chuàng)新動向。 |
不符合技術環(huán)境要求，需持續(xù)改進。經(jīng)評估為可接受風險。 |
注：根據(jù)實際工作情況，識別我院內外部環(huán)境，每次分析不局限此表項目。
（4）內外部環(huán)境風險控制措施及建議
通過本次我院內外部環(huán)境風險評估分析，識別了那些與我院的宗旨、戰(zhàn)略方向相關，并影響我院實現(xiàn)QES管理體系預期結果能力的內外部環(huán)境。我院仍處在一個動態(tài)的，較復雜的、變化的環(huán)境中，內部的勘測設計技術手段與外部環(huán)境不能非常完美的結合，所以，需要對勘測技術手段進一步變革，達到有效控制我院內外部環(huán)境風險目的。
為此，設計院內外部環(huán)境風險控制措施及建議：
① 強化勘測設計人員的入院教育及培訓力度
一是必須對新上崗的管理人員及作業(yè)人員進行崗前教育培訓，方能安排上崗作業(yè)。
二是直接分配至本院的管理人員，必須接受以下教育和學習：
國家安全生產方針、政策和有關安全生產的法律、法規(guī)；
本單位面臨的內外部環(huán)境情況及勘測設計控制基本知識；
本單位QES管理體系、規(guī)章制度和勞動紀律；
事故應急救援、事故應急預案演練及防范措施；
從業(yè)人員安全生產權利和義務；
有關環(huán)境、職業(yè)健康風險案例等。
其他需要培訓的內容。
②繼續(xù)有效實施專題技能培訓
社會的科技進步會促進我院的經(jīng)濟活動中物質條件的改善和技術水平的提高，從而使我院通過利用這些物質條件取得更高的效率。技術的進步、產品的更新，都將對我院現(xiàn)有的生產設施、勘測設計手段及方法的更新帶來機遇，同時對勘測設計人員的技能和知識的提升帶來挑戰(zhàn)。我院已于2017年3月1日開展了三維設計培訓班，2018年建議根據(jù)我院勘測設計技術人員實際需求，繼續(xù)開展形式多樣的專題技能培訓班，確保我院勘測設計成果質量。
7、評估結論
經(jīng)評估分析我們認為本院內外部環(huán)境中存在的風險主要是質量風險和技術風險。這些風險中的主要風險因素應采取措施加以控制和管理。
（1）本次評估以國家現(xiàn)行有關法律、法規(guī)及技術標準為依據(jù)，按照本院SDSS－CX03－2017《組織環(huán)境與風險和機遇管理程序》，采用SWOT分析法，堅持政策性、科學性、公正性、針對性等原則，開展組織內外部環(huán)境風險識別評估工作。通過內部審核和參考國內其他勘測設計單位的經(jīng)驗，結合我院勘測設計單位特點，對本院內外部可能存在的各類組織環(huán)境風險類型，并通過定量分析，確定了不符合的內外部環(huán)境要求。此次評估方法選用得當，分析有理有據(jù)，評估結果較為科學，與院實際相吻合。
（2）針對辨識出的不符合的內外部環(huán)境要求，按照本院SDSS－CX03－2017《組織環(huán)境與風險和機遇管理程序》中規(guī)定的可接受原則，分別提出了切實可行的整改建議。內容簡明扼要，重點突出，可操作性較強,對院業(yè)務生產工作的正常開展具有較強的指導意義，各部門應按照本報告要求，進一步細化完善，認真落實。
（3）內外部環(huán)境風險識別評估工作是風險預控管理的一項新措施新要求，國內各單位暫無成熟經(jīng)驗。在具體評估過程中，所使用的評估方法與主管部門工作人員的工作經(jīng)驗及思考方式有很大的關聯(lián)，易受個人主觀因素的影響，因此，本次評估依然難免出現(xiàn)一些小的偏差和不妥之處。要求各部門在具體落實過程中及時反饋發(fā)現(xiàn)的問題，以便于持續(xù)改進此項工作。
三、結語
組織要認識到其內外部環(huán)境是不斷變化的，組織應具備相應的能力，以調整自身的管理體系使其具有適應這種變化。環(huán)境的變化是引起組織變化的重要因素之一。因此，正確把握組織環(huán)境的變化及其對組織生存與發(fā)展的影響，對于組織不斷開拓市場、提高經(jīng)濟效益具有重要的意義。水利工程建筑勘測設計行業(yè)各類組織應提高對“組織環(huán)境”管控的認識。通過實施新版標準4.1條款要求，并從實際質量管理工作經(jīng)驗中加以提煉和升華，形成一套行之有效的組織環(huán)境管控模式和方法，進一步提高自身的工作質量與效率。
